Vendégfogadás és regisztráció
A konferencia hostess fogadja az érkezőket, és támogatja az előre egyeztetett regisztrációs teendőket. A felkészülés része a belépés menete és az, hogy a résztvevők milyen információkat kapjanak az érkezéskor.
AVORA HOSTESS / KONFERENCIÁK
Konferencia hostess
Budapesten és országosan
Egy céges konferencián már az érkezéskor fontos, hogy a résztvevők tudják, hová fordulhatnak. Az AVORA Hostess hostess és host csapattal támogatja a vendégfogadást, a regisztrációt és a vendégirányítást, hogy a szervezői információk a helyszínen is érthetően jussanak el a vendégekhez.
A személyzeti igényt a konferencia programjához, az érkezések üteméhez és a feladatpontokhoz igazítjuk. Legyen szó budapesti vagy vidéki üzleti eseményről, az egyeztetés alapja a konkrét feladatbeosztás, nem egy általános létszámígéret.
Konferencia ajánlatkérés
Személyzeti támogatás a konferencia fontos pontjain
Terem- és vendégirányítás
Több előadóterem vagy párhuzamos program esetén a csapat segít a résztvevők tájékozódásában. A pontos helyszínismeret és az egyeztetett program teszi követhetővé, melyik esemény hol és mikor kezdődik.
Programhoz kapcsolódó tájékoztatás
A hostess és host csapat a szervezőtől kapott tudnivalók alapján tájékoztatja a vendégeket. Az egyeztetés során rögzítjük azt is, mely kérdésekben kell a kijelölt szervezői kapcsolattartóhoz fordulni.
A konferencia ritmusa határozza meg a csapatbeosztást
A regisztráció kezdetén rövid idő alatt sok résztvevő érkezhet, míg az előadások közötti szünetben a vendégirányítás kerülhet előtérbe. Az ajánlatkérésben ezért ne csak a teljes esemény időtartamát add meg: jelezd a koncentrált érkezési időszakot és a folyamatos jelenlétet igénylő pontokat is.
A konferencia hostess szolgáltatás a személyzeti feladatokat támogatja, nem teljes rendezvényszervezés. Ha ruhatári, VIP-kísérési vagy más helyszíni feladatot is egyeztetnél, a rendezvényszemélyzet oldal segít áttekinteni a kapcsolódó lehetőségeket.
Konferencia személyzeti brief: mit érdemes előre megadni?
Az ajánlat akkor lesz az eseményedhez igazítható, ha a feladatok mellett a konferencia ritmusát is ismerjük. A nyitás, a szünetek és a párhuzamos programok eltérő terhelést jelenthetnek. A még nyitott szervezési kérdéseket is írd le: az egyeztetéshez nem szükséges minden részletet előre lezárni.
Program és érkezési időszak
Add meg a konferencia dátumát, helyszínét és időtartamát, valamint azt, mikor várható a résztvevők érkezése. A programból jelöld a szüneteket és az egy időben zajló eseményeket.
Létszám és regisztrációs feladatok
Írd meg a várható résztvevőszámot és a regisztráció tervezett menetét. A szükséges hostess létszámot a párhuzamos feladatok és az érkezések üteme alapján érdemes átbeszélni.
Kapcsolattartó és különleges igények
Nevezd meg a helyszíni szervezői kapcsolattartót, és jelezd a megjelenéssel vagy a kommunikációval kapcsolatos elvárásokat. A speciális igények vállalhatóságát külön egyeztetjük.
Gyakori kérdések
Milyen feladatokat láthat el a konferencia hostess csapat?
A csapat vendégfogadást, regisztrációhoz kapcsolódó teendőket és vendégirányítást támogathat az előre egyeztetett feladatbeosztás szerint. A programmal kapcsolatos tájékoztatás a szervezőtől kapott információkra épül.
Hány hostess szükséges egy konferenciához?
Nincs minden eseményre érvényes létszámszabály. A résztvevőszám, az érkezések koncentrációja, a regisztráció menete, a helyszín elrendezése és a párhuzamos programok együtt határozzák meg a személyzeti igényt.
Budapesten kívüli konferenciára is kérhetünk csapatot?
Igen, Budapesten és országosan biztosítunk hostess és host személyzetet. Az ajánlatkérésben add meg a pontos helyszínt, a dátumot és a szükséges jelenlét időtartamát.
A regisztráción kívül ruhatári vagy VIP-kísérési feladat is egyeztethető?
Igen, ezek a rendezvényszemélyzethez kapcsolódó kiegészítő feladatok között szerepelnek. Jelezd külön a feladatpontokat és az időigényt, hogy a csapatbeosztást ezek figyelembevételével tudjuk egyeztetni.
Egyeztessük a konferenciád személyzeti feladatait!
Írd meg a helyszínt, az időpontot, a résztvevőszámot és a tervezett feladatokat. Ezek alapján át tudjuk beszélni, milyen hostess és host csapat illeszkedik a rendezvényedhez.